Verwerkersovereenkomst

Versie oktober 2026. Deze overeenkomst maakt deel uit van het Opgepikt-abonnement en wordt aanvaard bij het klant worden.

1. Partijen en voorwerp

Deze overeenkomst geldt tussen de klant (de zaak die het Opgepikt-abonnement afsluit, hierna de verwerkingsverantwoordelijke) en Opgepikt, een dienst van Jochem Van Der Heyden, eenmanszaak te Sint-Gillis-Waas, Belgie (hierna de verwerker). Ze regelt de verwerking van persoonsgegevens die Opgepikt in opdracht van de klant uitvoert bij het beantwoorden van telefoonoproepen, zoals bedoeld in artikel 28 van de AVG (GDPR).

2. Wat er verwerkt wordt

Betrokkenen: bellers naar het nummer van de klant.
Gegevens: telefoonnummer, gespreksopname en transcript, en de gegevens die de beller meedeelt (naam, vraag, afspraakgegevens, adres bij een werkaanvraag).
Doel: oproepen beantwoorden, afspraken inplannen, werkaanvragen en terugbelverzoeken noteren, en de klant daarover informeren.
Duur: zolang het abonnement loopt. Gegevens worden maximaal 365 dagen bewaard en daarna automatisch gewist.

3. Verplichtingen van Opgepikt

Verwerkt de gegevens enkel voor de dienst en volgens de instructies van de klant, nooit voor eigen doeleinden en nooit voor verkoop aan derden.
Behandelt alle gegevens vertrouwelijk en beveiligt ze passend: versleutelde verbindingen, toegangsbeveiliging, dagelijkse backups en automatische opschoning.
Helpt de klant bij verzoeken van betrokkenen (inzage, verbetering, wissing) en bij een eventuele melding aan de toezichthouder.
Meldt een datalek zonder onredelijke vertraging aan de klant, met de nodige informatie om aan de meldplicht te voldoen.

4. Subverwerkers

Opgepikt gebruikt voor de dienst de volgende subverwerkers. Per dienst staat wat ze doet, waar ze verwerkt en welke waarborg er is.

Twilio: telefonie: de telefoonnummers, de oproep zelf, de opnames van gesprekken en sms. Verwerkt in: regio niet vastgelegd. Waarborg: doorgifte buiten de EER onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardig mechanisme.
Deepgram: spraak naar tekst en de stemagent in het gesprek. Verwerkt in: het Europese eindpunt van Deepgram. Waarborg: doorgifte buiten de EER onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardig mechanisme.
ElevenLabs: tekst naar stem: wat de assistent zegt. Verwerkt in: regio niet vastgelegd. Waarborg: doorgifte buiten de EER onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardig mechanisme.
Anthropic: het taalmodel (Claude) dat het gesprek denkt en de gesprekken nakijkt. Verwerkt in: rechtstreeks gebruikt: regio niet vastgelegd; voor de telefoongesprekken via Google Vertex AI in Belgie. Waarborg: doorgifte buiten de EER onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardig mechanisme.
Google Vertex AI: het taalmodel (Claude en Gemini) voor de telefoongesprekken, in de regio Belgie. Verwerkt in: Belgie; Google is een Amerikaans bedrijf. Waarborg: doorgifte buiten de EER onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardig mechanisme.
Google Cloud: de hosting van de server (regio Belgie) en de nachtelijke back-up in Google Cloud Storage. Verwerkt in: Belgie voor de server; regio van de back-up niet vastgelegd. Waarborg: doorgifte buiten de EER onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardig mechanisme.
Meta: WhatsApp, Messenger en Instagram: berichten van klanten van de zaak ontvangen en beantwoorden. Verwerkt in: Ierland en Verenigde Staten. Waarborg: doorgifte buiten de EER onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardig mechanisme.
Brevo: e-mail: uitnodigingen, maandverslagen en mails aan de klant van Opgepikt. Verwerkt in: Frans bedrijf; de regio van de servers is niet vastgelegd. Waarborg: doorgifte buiten de EER onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardig mechanisme.
Mollie: betalingen en incasso van het abonnement. Verwerkt in: Nederlands bedrijf, binnen de EER. Waarborg: geen doorgifte buiten de EER.
Cal.com: de agenda en de boekingen. Verwerkt in: regio niet vastgelegd. Waarborg: doorgifte buiten de EER onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardig mechanisme.
Cloudflare: het netwerk en de bescherming van formulieren. Verwerkt in: wereldwijd netwerk. Waarborg: doorgifte buiten de EER onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardig mechanisme.
Vapi: het beheer van assistenten en de telefonie voor zaken die er nog op draaien. Verwerkt in: Verenigde Staten. Waarborg: doorgifte buiten de EER onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardig mechanisme.
Yuki: de boekhouding van Opgepikt (geen gesprekken). Verwerkt in: niet vastgelegd. Waarborg: doorgifte buiten de EER onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een gelijkwaardig mechanisme.

Bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gelden de wettelijke waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wijzigt deze lijst, dan wordt de klant vooraf geinformeerd en kan hij bezwaar maken.

5. Rechten van de klant

De klant kan alle gesprekken en gegevens van zijn zaak inzien via het portaal.
De klant kan een audit of controle vragen; Opgepikt levert daarvoor de redelijke, nodige informatie aan.
Bij het einde van het abonnement worden alle gegevens van de klant gewist, uiterlijk na de bewaartermijn van 365 dagen, tenzij een wettelijke plicht langer bewaren vereist.

6. Aansprakelijkheid en slot

Elke partij is verantwoordelijk voor de naleving van haar eigen verplichtingen onder de AVG. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing. Vragen over deze overeenkomst: hallo@opgepikt.com.